Los primeros pasos, en orden

Al darte de alta no hay treinta campos que llenar: hay un asistente que te entrevista. Te pregunta a qué se dedica el negocio, qué ofreces, a qué hora abres, quién atiende y qué cosas no quieres que conteste solo. De esa charla sale la configuración entera.

Conviene contestar con detalle, aunque tarde diez minutos más. Cada respuesta vaga se convierte en una cosa que el agente no sabrá cuando un cliente la pregunte, y lo que no sabe acaba en una llamada que te pasa a ti.

Nada de lo que digas ahí queda escrito en piedra. Todo se cambia después desde Ajustes, y el agente se entera en la siguiente llamada — no hay que publicar nada ni esperar a mañana.

Entre el alta y la primera llamada hay un paso que no depende de ti: revisamos la cuenta antes de asignarle un número de teléfono. Tarda de unos minutos a unas horas.

No es burocracia nuestra. Un número de teléfono lo da un operador, y los operadores exigen saber qué negocio está detrás de cada línea que atiende llamadas y manda mensajes. Saltarse eso es como acaban las líneas bloqueadas a media semana, con el teléfono del negocio muerto y sin nadie a quien reclamar.

Mientras tanto el panel funciona entero. Puedes cargar tus servicios, tus horarios, tu equipo y tus documentos: todo lo que dejes configurado es lo que el agente sabrá el primer día. En cuanto la cuenta queda aprobada aparece el número en Ajustes › Número de teléfono.

En este orden, porque cada una se apoya en la anterior:

1. 1.Lo que sabe de ti. En Ajustes › Lo que sabe el agente está lo que contesta cuando le preguntan por tu negocio. La pantalla te dice qué porcentaje tienes cubierto y cuál es la pregunta que hoy no sabría contestar. Cómo se corrige.
2. 2.Qué ofreces y cuánto dura. En Servicios y precios: la duración es lo que decide qué huecos ofrece, así que una duración copiada a ojo se paga en citas encimadas.
3. 3.Cuándo abres y con cuánta anticipación agendas. En Horarios y reglas. Son las reglas que impiden que alguien aparte las 9:00 a las 8:55. Cuáles son y qué hace cada una.
4. 4.Cuándo tiene que pasarte la llamada. Los temas que no quieres que conteste solo, y a quién se los pasa. Cómo se decide.

Es el paso que más se salta y el que más ahorra. Marca al número de tu cuenta desde tu propio celular y pórtate como un cliente: pregunta por un precio, pide una cita, cambia de opinión a mitad.

Mientras hablas, el panel te lo enseña. En En vivo ves la llamada mientras pasa, y si algo se tuerce puedes escribir lo que tiene que decir: sale con la misma voz, y del otro lado no se nota el cambio. Al colgar, la llamada entera queda en Conversaciones con su resumen y cómo acabó.

Esa llamada gasta créditos como cualquier otra —un minuto son diez— y es de lo mejor en que se pueden gastar. La prueba trae mil.

Tu cuenta viene con un número propio, y hay dos formas de usarlo.

Publicarlo tal cual

Lo pones en Google, en Instagram y en la puerta, y las llamadas nuevas entran ahí desde el primer día. Es lo más rápido y no toca nada de lo que ya tienes.

Desviar el número de siempre

Es lo que hace la mayoría a los pocos días: dejar publicado el número de toda la vida y desviarlo al de Spequio. Quien llama no nota nada y tú no cambias nada de lo que ya está impreso.

El desvío lo hace tu operador telefónico, no nosotros. No hay ningún botón en el panel que pueda hacerlo: es tu línea, con tu contrato. Según el operador se pide marcando un código desde el propio aparato o llamando a atención a clientes. Pide el desvío incondicional —todas las llamadas, no sólo las que no contestes— si lo que quieres es que el agente atienda siempre.

Hazlo un día tranquilo y a una hora tranquila, y en cuanto esté, llama al número de siempre para comprobar que cae donde debe. Un desvío mal puesto no da error: simplemente deja el teléfono sonando en el vacío.

Hay dos puertas distintas y conviene no confundirlas.

• Al panel entran el dueño y los administradores que él añada, desde Ajustes › Quién entra al panel. Un administrador ve el negocio entero.
• El resto del equipo no entra al panel. Lo suyo lo consulta llamando o escribiendo al mismo número del negocio: el agente los reconoce y cada uno ve lo suyo. Cómo funciona esa línea.

Sólo el dueño puede decidir quién entra al panel. Quien pudiera crear administradores podría crearse el suyo, y con eso el control de la cuenta deja de ser del dueño.