Los gastos del equipo

En Ajustes › Gastos está el interruptor, que sólo mueve el dueño, y las categorías de la empresa: vienen unas de fábrica (comidas, transporte, hospedaje…) y las puedes renombrar, quitar o agregar. Las categorías también las cambia quien administra. Tu asistente del panel hace lo mismo, siempre con tu sí antes de cambiar nada.

Al prenderlo, cada persona de tu empresa tiene un chat «Gastos» en la app, debajo del chat con la empresa. Al apagarlo, el chat se cierra y lo que ya se registró se queda.

Quien gastó manda al chat la foto del ticket, el PDF o el XML de la factura, o lo escribe. El agente saca el importe, la fecha y el comercio, y pregunta lo que falte: la categoría y, si hace falta, el cliente o el sitio.

• Del XML de una factura salen también el RFC, el folio fiscal y el total, y ésos ya no se corrigen a mano.
• Si el mismo comprobante llega dos veces, quien aprueba lo ve marcado.
• Sin comprobante también se puede: queda «por comprobar» hasta que llegue.

Cuando está completo, el agente deja una tarjeta con el resumen y un botón para mandarlo a aprobar. Corregir un gasto ya enviado lo regresa a borrador y vuelve a pasar por las firmas.

Spequio lee la factura, pero no la valida ante el SAT. La tarjeta de quien aprueba lo dice; si necesitas la validación, la hace tu contador.

Lo aprueba la cadena de aprobaciones de tu empresa, la misma que usas para las solicitudes. Un paso puede pedir un importe mínimo, para que lo grande pase por más manos. Nadie aprueba su propio gasto.

A quien le toca le llega una tarjeta en la app con cuatro botones: aprobar, aprobar una parte, pedir un dato o rechazar. Desde el panel, en Gastos, se firma igual. Quien lo reportó se entera de cada paso en su chat.

Si tu empresa no tiene a nadie que pueda aprobar, el gasto se queda esperando: nunca se aprueba solo.

En Gastos › Por persona ves lo aprobado, lo reembolsado y lo que falta de cada quien. Al pagarle, registras el reembolso y deja de deberse. Lo registran el dueño, quien administra y Contabilidad; a otro rol se le da en Ajustes › Roles.

El Excel trae cada gasto con su categoría, su cliente o sitio, cuántos comprobantes tiene y en qué va, y un resumen por persona: es lo que le mandas a tu contador. Los comprobantes se bajan desde el mismo panel.